Termini e Condizioni Generali di Servizio

TERMINI E CONDIZIONI GENERALI DI SERVIZIO

Piattaforma SaaS di supporto all’export con funzionalità di intelligenza artificiale

Piattaforma Janus

Fornitore: IC&Partners S.p.A., con sede legale in Udine, via Caterina

Percoto 10, P.IVA 02322040300, nella persona del proprio rappresentante legale dott. Roberto Corciulo (di seguito il «Fornitore»).

Art. 1 — Premessa, oggetto e documenti contrattuali

1.1 I presenti Termini e Condizioni Generali di Servizio (di seguito «T&C») disciplinano l’accesso e l’utilizzo della piattaforma software denominata Janus (di seguito «Piattaforma») e del relativo servizio erogato dal Fornitore in modalità Software as a Service (di seguito «Servizio»), nonché la prestazione dei Servizi Professionali compresi nell’Ordine, a favore del soggetto che li accetta secondo le modalità di cui all’art. 4 (di seguito il «Cliente»). Fornitore e Cliente sono di seguito congiuntamente denominati le «Parti».

1.2 Il Contratto è costituito dall’Ordine, dai T&C, dall’Allegato A (Descrizione funzionale della Piattaforma), dall’Allegato B (Service Level Agreement) e dall’Allegato C (Accordo sul trattamento dei dati personali), nonché dal listino dei Piani e dal Listino Crediti pubblicati sul Sito e nella Piattaforma alla data dell’Ordine. In caso di contrasto prevalgono, nell’ordine, le condizioni specificamente negoziate per iscritto nell’Ordine, l’Allegato C limitatamente alla protezione dei dati personali, i T&C, gli Allegati A e B e, infine, i listini.

1.3 Il Fornitore è titolare di tutti i diritti patrimoniali e morali sulla Piattaforma, acquisiti a titolo originario ai sensi degli artt. 12 e ss. e 64-bis e ss. della L. 22 aprile 1941, n. 633, come modificata dal D.Lgs. 29 dicembre 1992, n. 518.

1.4 La Piattaforma è gestita e mantenuta dal Fornitore su propri server e infrastrutture cloud ed è resa accessibile al Cliente in via remota tramite Credenziali, senza installazione di alcun componente software presso la sede o i sistemi del Cliente, salvo quanto previsto dall’art. 7.4 per il Piano Enterprise.

1.5 Le condizioni generali di acquisto o di contratto eventualmente predisposte dal Cliente non trovano applicazione, neppure qualora richiamate in ordini, corrispondenza o altri documenti, salvo espressa accettazione scritta del Fornitore.

Art. 2 — Definizioni

2.1 Ai fini dei T&C, i termini di seguito indicati con iniziale maiuscola, al singolare come al plurale, hanno il significato qui attribuito.

«Account»: l’ambiente riservato al Cliente sulla Piattaforma, attraverso il quale il Cliente gestisce il Piano, gli Utenti, i Crediti AI e le comunicazioni con il Fornitore.

«Amministratore» e «Utente»: i ruoli attribuiti alle persone fisiche abilitate dal Cliente all’uso della Piattaforma, con le facoltà descritte nell’Allegato A; ove non diversamente specificato, il termine «Utenti» comprende anche l’Amministratore.

«Contratto»: il rapporto contrattuale tra Fornitore e Cliente, disciplinato dai documenti indicati all’art. 1.2.

«Ordine»: il modulo d’ordine compilato on line o il documento d’ordine sottoscritto dal Cliente, che riepiloga il Piano prescelto, il numero di Utenti, i Crediti AI inclusi, il Canone, la periodicità di fatturazione e i Servizi Professionali compresi.

«Piano»: la configurazione commerciale del Servizio prescelta dal Cliente tra quelle pubblicate sul Sito, ovvero il Piano Enterprise di cui all’art. 7.4.

«Servizi Professionali»: l’onboarding, il supporto dedicato e gli ulteriori servizi di consulenza di cui all’art. 14.

«Credenziali»: i dati di autenticazione (indirizzo e-mail, password ed eventuali ulteriori fattori di autenticazione) assegnati a ciascun Utente, personali e non trasferibili.

«Tenant»: lo spazio logico dedicato in cui sono raccolti i Contenuti di ciascun Cliente, separato da quello degli altri clienti.

«Contenuti»: i dati e i documenti che il Cliente e gli Utenti caricano o generano sulla Piattaforma, quali contatti, schede prodotto, listini, cataloghi, documenti aziendali, profilo aziendale, agenda, richieste, cronologia delle conversazioni e Output.

«Output»: le risposte, i testi, i documenti, le analisi e ogni altro risultato generato dalle funzionalità di intelligenza artificiale della Piattaforma.

«Contesto AI»: il profilo aziendale e i documenti caricati dal Cliente, elaborati dalla Piattaforma per estrarne il testo e utilizzati come contesto delle richieste alle funzionalità di intelligenza artificiale, secondo l’Allegato A.

«AI Proprietaria»: il sistema di intelligenza artificiale eseguito sull’infrastruttura del Fornitore, utilizzato di default dalla Piattaforma.

«IA Generalista»: i modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi integrati nella Piattaforma, utilizzabili su scelta dell’Utente ai sensi dell’art. 13.1.

«Crediti AI»: le unità di consumo delle funzionalità di intelligenza artificiale, distinte in crediti inclusi nel Piano e crediti aggiuntivi acquistati dal Cliente.

«Listino Crediti»: il documento pubblicato nella Piattaforma che indica il consumo di Crediti AI per ciascuna tipologia di attività.

«Canone»: il corrispettivo periodico dovuto dal Cliente per il Servizio secondo il Piano prescelto.

«Periodo di Prova»: il periodo gratuito di cui all’art. 8.1.

«SLA» e «Credito di Servizio»: i livelli di servizio garantiti dal Fornitore e il rimedio previsto in caso di loro mancato rispetto, disciplinati dall’Allegato B.

«DPA»: l’Accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del Reg. UE 2016/679, che costituisce l’Allegato C.

«Servizi di Terzi»: i servizi forniti da soggetti diversi dal Fornitore che la Piattaforma integra o ai quali rinvia, ai sensi dell’art. 15.

«Sito»: il sito internet del Fornitore, raggiungibile all’indirizzo www.janus-ai.eu

Art. 3 — Destinatari: soltanto imprese e professionisti

3.1 Il Servizio è destinato esclusivamente a imprese, enti e professionisti che agiscono per scopi connessi alla propria attività imprenditoriale, commerciale, artigianale o professionale, e non è offerto a consumatori ai sensi dell’art. 3, comma 1, lett. a), del D.Lgs. 6 settembre 2005, n. 206, né a minori. Con l’accettazione dei T&C il Cliente dichiara di agire per scopi professionali, mentre la persona fisica che procede all’accettazione dichiara di avere la capacità di obbligarsi e di disporre dei poteri necessari per impegnare il Cliente.

3.2 Il Fornitore può rifiutare o annullare l’Ordine qualora abbia motivo di ritenere che il Cliente agisca in qualità di consumatore.

Art. 4 — Conclusione del Contratto e attivazione

4.1 Il Contratto si conclude, alternativamente, con l’invio dell’Ordine on line, previa accettazione dei T&C e dei relativi Allegati mediante selezione delle apposite caselle, seguito dall’attivazione dell’Account da parte del Fornitore, ovvero con la sottoscrizione, anche mediante firma elettronica, di un Ordine che richiami espressamente i T&C.

4.2 Prima dell’invio dell’Ordine on line il Cliente può individuare e correggere eventuali errori di inserimento dei dati. Il Fornitore conferma senza ingiustificato ritardo la ricezione dell’Ordine e mette a disposizione del Cliente, su supporto durevole, i T&C nella versione accettata e i relativi Allegati, che restano altresì consultabili e scaricabili dall’Account.

4.3 Il Fornitore si riserva di non accettare Ordini incompleti o provenienti da soggetti con i quali sia pendente un contenzioso o che siano risultati inadempienti in precedenti rapporti, dandone comunicazione al richiedente.

4.4 L’attivazione avviene mediante onboarding guidato da un consulente del Fornitore, entro 10 giorni lavorativi dalla conclusione del Contratto, previa disponibilità del Cliente. Il primo Utente registrato per il Cliente assume il ruolo di Amministratore.

Art. 5 — Il Servizio

5.1 Il Servizio consiste in una piattaforma SaaS multi-tenant che offre strumenti di supporto all’attività di export del Cliente, tra cui analisi e intelligence sui mercati, generazione di e-mail e documenti, CRM internazionale, portafoglio prodotti, agenda e scadenze, partner scouting, informazioni sulla finanza agevolata e conversazione con un assistente basato sull’intelligenza artificiale. Le funzionalità disponibili sono quelle descritte nell’Allegato A, sul Sito e nell’Ordine alla data di sottoscrizione; le funzionalità eventualmente indicate come «in arrivo» non sono garantite.

5.2 Il Servizio è erogato esclusivamente da remoto. Il Cliente vi accede tramite le Credenziali, attraverso un comune browser web, e nessun tecnico o rappresentante del Fornitore effettua interventi o sopralluoghi presso la sede o i sistemi del Cliente, poiché l’erogazione, il supporto tecnico e la manutenzione avvengono sull’infrastruttura del Fornitore.

5.3 Il Servizio costituisce uno strumento di supporto: esso non sostituisce l’ufficio export del Cliente né le consulenze professionali in materia legale, fiscale, doganale o finanziaria, e le decisioni restano di esclusiva competenza e responsabilità del Cliente.

5.4 Il Contratto non trasferisce al Cliente alcun diritto di proprietà sulla Piattaforma, ma unicamente un diritto non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile di accesso e utilizzo del Servizio, limitato alla durata del Contratto e alle esigenze interne del Cliente. Il Fornitore rimane l’unico titolare della Piattaforma, del codice sorgente, degli algoritmi, dell’architettura del sistema e dell’AI Proprietaria, anche qualora questi vengano migliorati o aggiornati nel corso dell’esecuzione del Contratto.

Art. 6 — Account, accessi e Utenti

6.1 L’Amministratore può invitare, rimuovere e modificare il ruolo degli Utenti nei limiti del Piano, secondo le facoltà descritte nell’Allegato A.

6.2 Ogni account è nominativo e non può essere condiviso. Le Credenziali sono strettamente personali e riservate: il Cliente si impegna, anche per conto degli Utenti, a custodirle con la massima diligenza, a non cederle né comunicarle a terzi, ivi comprese le società controllanti, controllate o collegate, salvo diverso accordo scritto, a rispettare le politiche di sicurezza delle password indicate dalla Piattaforma e a comunicare senza ritardo al Fornitore qualsiasi sospetto di compromissione o uso non autorizzato.

6.3 Il Cliente è responsabile dell’uso della Piattaforma da parte dei propri Utenti, della correttezza dei dati forniti e di tutte le attività compiute mediante le Credenziali, salvo che dimostri che l’accesso è avvenuto per fatto non imputabile a sé.

6.4 L’accesso di un numero di Utenti superiore a quello previsto dal Piano costituisce inadempimento e può comportare la sospensione del Servizio, ferma la facoltà del Cliente di passare a un Piano superiore ai sensi dell’art. 10.

6.5 Il Fornitore si riserva il diritto di modificare, revocare e rinnovare le Credenziali per motivi di sicurezza, dandone comunicazione al Cliente con un preavviso di almeno 24 ore, salvo casi di urgenza comprovata.

6.6 I consulenti del Fornitore accedono ai Contenuti del Cliente esclusivamente per l’onboarding, il supporto e i Servizi Professionali richiesti dal Cliente, secondo il DPA. Per i Clienti che utilizzano la Piattaforma, il consulente visualizza esclusivamente le richieste di consulenza inviate esplicitamente tramite l’apposita funzione e non ha accesso alla cronologia delle conversazioni degli Utenti.

Art. 7 — Piani, prezzi e Crediti AI

7.1 I Piani disponibili, con l’indicazione degli Utenti inclusi, del Canone, dei Crediti AI mensili e delle altre caratteristiche, e i relativi prezzi sono quelli pubblicati sul Sito alla data dell’Ordine e riepilogati nell’Ordine stesso. I prezzi sono espressi in euro, al netto dell’IVA. I prezzi promozionali valgono per il periodo indicato sul Sito e non modificano i Canoni già in corso. Il Fornitore può aggiornare Piani e prezzi sul Sito, ma le variazioni non si applicano ai Contratti in corso fino al rinnovo successivo, con il preavviso di cui all’art. 9.4.

7.2 I Crediti AI inclusi nel Piano si rinnovano ogni mese, anche nei Piani a fatturazione annuale, non sono cumulabili né trasferibili tra utenti: quelli non utilizzati decadono al rinnovo mensile, quando la disponibilità torna al tetto previsto dal Piano. Decadono altresì i Crediti AI inclusi nel Piano dell’Utente rimosso. Ogni attività di intelligenza artificiale, quali conversazioni, generazione di documenti e compiti, consuma Crediti AI secondo il Listino Crediti. Il Cliente può acquistare pacchetti di Crediti AI aggiuntivi ai prezzi pubblicati sul Sito al momento dell’acquisto; i crediti aggiuntivi non hanno scadenza durante la vigenza del Contratto e sono consumati dopo l’esaurimento di quelli inclusi nel Piano.

7.3 I Crediti AI aggiuntivi sono acquistati dal Cliente tramite l’Amministratore, che può assegnarli ai singoli Utenti. In caso di rimozione di un Utente o di cambio di Piano ai sensi dell’art. 10, i Crediti AI aggiuntivi non ancora consumati assegnati a tale Utente non decadono e rientrano automaticamente nella disponibilità dell’Amministratore, che può riassegnarli agli Utenti ancora abilitati; I Crediti AI aggiuntivi non sono convertibili in denaro né rimborsabili e, alla cessazione del Contratto per qualsiasi causa, decadono salvo quanto previsto all’art. 22.3.

7.4 Esauriti i Crediti AI disponibili, la Piattaforma resta accessibile per le funzioni che non richiedono l’intelligenza artificiale, mentre le funzioni di intelligenza artificiale tornano disponibili al rinnovo mensile o all’acquisto di nuovi crediti.

7.5 Il Piano Enterprise, che comprende soluzioni su misura, anche in modalità on-premise, è regolato da un contratto separato, che può derogare ai presenti T&C.

Art. 8 — Periodo di Prova, durata, rinnovo e recesso

8.1 Il primo mese, corrispondente a 30 giorni dall’attivazione, è gratuito. Prima della scadenza del Periodo di Prova il Cliente può disdire senza alcun costo; in assenza di disdetta, il Contratto prosegue automaticamente secondo il Piano prescelto, con fatturazione mensile o annuale secondo l’Ordine.

8.2 Durante il Periodo di Prova si applicano tutte le altre condizioni dei T&C, inclusi i limiti di utilizzo e i Crediti AI del Piano.

8.3 Il Contratto ha durata di un mese, in caso di fatturazione mensile, ovvero di un anno, in caso di fatturazione annuale, e si rinnova tacitamente alla scadenza per periodi di pari durata, salvo disdetta che, in caso di fatturazione mensile va inviata entro 7 giorni prima della scadenza del mese in corso e in caso di fatturazione annuale almeno 30 giorni prima della scadenza mediante l’apposita funzione dell’Account o all’indirizzo a mezzo pec icpartners.spa@legalmail.it

8.4 I Canoni corrisposti non sono rimborsabili, neppure in caso di disdetta o di cessazione anticipata del rapporto per causa imputabile al Cliente, salvo quanto previsto dall’art. 22.3 o dalla legge.

Art. 9 — Fatturazione e pagamenti

9.1 I pagamenti sono gestiti tramite il prestatore di servizi di pagamento Stripe. I Canoni sono fatturati anticipatamente con cadenza mensile o annuale, e le fatture sono emesse in formato elettronico. Il Cliente fornisce dati di fatturazione corretti e aggiornati.

9.2 Il Canone comprende l’accesso alla Piattaforma per il numero di Utenti previsto dal Piano, i Crediti AI inclusi, l’archiviazione dei Contenuti entro i limiti del Piano, il supporto tecnico secondo l’Allegato B, gli aggiornamenti ordinari della Piattaforma e i backup periodici.

9.3 In caso di ritardato pagamento decorrono gli interessi moratori di cui al D.Lgs. 9 ottobre 2002, n. 231, e il Fornitore può sospendere l’accesso alla Piattaforma decorsi 15 giorni dalla diffida, fatta salva ogni ulteriore azione per il recupero del credito.

9.4 Il Fornitore può aggiornare i prezzi dei rinnovi con preavviso scritto di almeno 30 giorni, con effetto dal rinnovo successivo; il Cliente che non intenda accettarli può disdire il Contratto entro tale data.

Art. 10 — Cambio di Piano

10.1 In caso di fatturazione mensile, il passaggio a un Piano superiore o inferiore può essere richiesto in qualsiasi momento ed entra in vigore alla fine del mese di fatturazione in corso.

10.2 In caso di fatturazione annuale, il passaggio a un Piano superiore può essere richiesto in qualsiasi momento ed entra in vigore alla fine del mese in corso, previo pagamento della differenza di Canone, mentre il passaggio a un Piano inferiore entra in vigore al successivo rinnovo annuale.

10.3 Prima dell’entrata in vigore del passaggio a un Piano inferiore, il Cliente provvede a ricondurre il numero di Utenti e il volume dei Contenuti entro i limiti del nuovo Piano.

Art. 11 — Uso consentito e obblighi del Cliente

11.1 Il Cliente utilizza il Servizio in conformità alla legge, ai T&C e all’Allegato A. È in particolare vietato cedere o rivendere l’accesso al Servizio; consentire l’accesso a persone non autorizzate; decompilare, disassemblare o sottoporre a reverse engineering la Piattaforma, fuori dai limiti inderogabili di cui agli artt. 64-ter e 64-quater della L. 633/1941; tentare di aggirare limiti tecnici, misure di sicurezza o il sistema dei Crediti AI; effettuare test di vulnerabilità senza autorizzazione scritta del Fornitore; caricare codice malevolo; utilizzare la Piattaforma per attività illecite, per contenuti che violino diritti di terzi o per sviluppare o addestrare modelli o servizi concorrenti; estrarre in modo massivo dati o Output con strumenti automatici.

11.2 Il Cliente non inserisce nella Piattaforma categorie particolari di dati personali di cui all’art. 9 del Reg. UE 2016/679 né dati relativi a condanne penali e reati, salvo stretta necessità e previo accordo scritto con il Fornitore ai sensi del DPA.

11.3 Il Fornitore può sospendere l’accesso, anche senza preavviso, in caso di uso illecito o di concreto rischio per la sicurezza della Piattaforma, dandone contestuale comunicazione motivata al Cliente e ripristinando l’accesso non appena cessata la causa.

Art. 12 — Contenuti del Cliente

12.1 Il Cliente resta l’unico titolare dei Contenuti e concede al Fornitore, per la durata del Contratto, la licenza limitata, non esclusiva e gratuita necessaria a ospitarli, elaborarli e trasmetterli al solo fine di erogare il Servizio. Il Fornitore non acquisisce sui Contenuti alcun ulteriore diritto.

12.2 Il Cliente garantisce di avere il diritto di utilizzare i Contenuti e, per i dati personali di terzi, quali i contatti commerciali, di disporre di una base giuridica adeguata e di aver reso le informative necessarie; si impegna altresì a mettere a disposizione dei propri Utenti l’informativa del Fornitore di cui all’art. 16.5 e a tenere indenne il Fornitore da qualsiasi pretesa avanzata da terzi in conseguenza della violazione delle garanzie di cui al presente articolo.

12.3 Il Fornitore non utilizza i Contenuti per addestrare, aggiornare o migliorare modelli di intelligenza artificiale propri o di terzi, né li rende accessibili ad altri clienti. Il Fornitore può elaborare dati di utilizzo della Piattaforma in forma aggregata e anonima, non riconducibile al Cliente o agli Interessati, per finalità statistiche, di controllo dei consumi e di sicurezza. La violazione del presente articolo costituisce inadempimento grave del Contratto.

12.4 Il Cliente può eliminare in qualsiasi momento i documenti caricati e gli Utenti possono cancellare la propria cronologia delle conversazioni, secondo le funzionalità descritte nell’Allegato A.

12.5 Alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, il Fornitore mette a disposizione del Cliente, entro 30 giorni e su sua richiesta, un export dei Contenuti in formato standard; successivamente provvede alla cancellazione definitiva dei Contenuti dalla Piattaforma secondo l’art. 13 del DPA, dandone conferma scritta al Cliente.

Art. 13 — Funzionalità di intelligenza artificiale

13.1 Ogni conversazione si avvale di default dell’AI Proprietaria. L’Utente può scegliere di utilizzare anche l’IA Generalista, basata su modelli di fornitori terzi, attualmente OpenAI e, in futuro, anche altri fornitori; prima di ciascun utilizzo dell’IA Generalista la Piattaforma avvisa l’Utente che i dati sono elaborati al di fuori del perimetro dell’AI Proprietaria, da fornitori che operano quali sub-responsabili del trattamento alle condizioni del DPA. Le chiamate ai fornitori di IA Generalista sono effettuate dai server della Piattaforma e mai direttamente dal browser dell’Utente.

13.2 Il Cliente decide quali documenti caricare. Il Contesto AI è utilizzato esclusivamente per fornire alle richieste le informazioni sull’azienda del Cliente e non comporta l’addestramento di alcun modello, conformemente all’art. 12.3. La qualità degli Output dipende dalla completezza, dall’accuratezza e dall’aggiornamento dei Contenuti forniti dal Cliente.

13.3 Il Fornitore può sostituire o affiancare i fornitori di IA Generalista per ragioni di qualità, sicurezza, disponibilità o costo, dandone comunicazione al Cliente secondo l’art. 7 del DPA.

13.4 Gli Output sono generati automaticamente e possono risultare incompleti, inesatti o non aggiornati, in particolare con riguardo a dazi, normative, certificazioni, rischio paese, bandi e agevolazioni. Essi sono forniti a scopo informativo, non costituiscono consulenza legale, fiscale, doganale o finanziaria né garanzia di ottenimento di contributi o finanziamenti, e il Cliente è tenuto a verificarli prima di utilizzarli.

13.5 Il Fornitore non offre alcuna garanzia circa l’accuratezza, la completezza o l’idoneità degli Output a uno scopo specifico, né circa il conseguimento di risultati produttivi o economici derivanti dal loro utilizzo.

13.6 Nessuna decisione che produca effetti giuridici o che incida in modo analogo significativamente sulle persone è adottata dalla Piattaforma sulla base unicamente di un trattamento automatizzato.

Art. 14 — Servizi Professionali e supporto

14.1 L’Ordine comprende l’onboarding con un consulente del Fornitore, della durata massima di un’ora, ed il supporto previsto dal Piano, quale un monte di ore di supporto dedicato una tantum. Gli ulteriori servizi di consulenza, quali TEM, tax & legal, transfer pricing, compliance, apertura di sedi estere e assistenza ai bandi, anche nelle forme della formazione dedicata con assistenza nella lettura degli Output o della consulenza a canone fisso, sono regolati da un incarico separato.

14.2 I Servizi Professionali costituiscono obbligazioni di mezzi, e le decisioni operative, commerciali, fiscali e legali assunte dal Cliente sulla base di essi restano di sua esclusiva responsabilità.

14.3 Il supporto tecnico è erogato esclusivamente da remoto, tramite i canali e con i tempi di presa in carico indicati nell’Allegato B per ciascuna classe di priorità.

14.4 Sono esclusi dal supporto tecnico compreso nel Canone, salvo quanto previsto dal Piano, la formazione degli Utenti, la consulenza sull’interpretazione degli Output, lo sviluppo di funzionalità personalizzate e l’assistenza su sistemi o software di terzi estranei alla Piattaforma.

Art. 15 — Integrazioni e Servizi di Terzi

15.1 Il Servizio può integrare o rinviare a Servizi di Terzi, quali Groow di Webidoo. Tali servizi sono regolati dalle condizioni dei rispettivi fornitori, e il Fornitore non risponde della loro disponibilità o dei loro contenuti, salvo quanto previsto dal DPA per i sub-responsabili del trattamento.

Art. 16 — Protezione dei dati personali

16.1 Ove i Contenuti contengano dati personali ai sensi del Reg. UE 2016/679, il Cliente agisce in qualità di titolare del trattamento e il Fornitore in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del medesimo Regolamento.

16.2 Il trattamento è disciplinato dal DPA, che costituisce l’Allegato C, forma parte integrante del Contratto ed è accettato dal Cliente, anche in forma elettronica ai sensi dell’art. 28, par. 9, del Reg. UE 2016/679, contestualmente ai T&C.

16.3 Il Fornitore tratta i dati personali contenuti nei Contenuti esclusivamente per le finalità necessarie all’erogazione del Servizio e dei Servizi Professionali richiesti, secondo le istruzioni documentate del Cliente, e non per finalità proprie.

16.4 I Contenuti sono conservati su server localizzati in Slovenia ed il backup è in Italia, all’interno dello Spazio Economico Europeo. L’utilizzo dell’IA Generalista e il ricorso ad altri sub-responsabili possono comportare trattamenti al di fuori dello Spazio Economico Europeo esclusivamente alle condizioni e con le garanzie previste dall’art. 8 del DPA.

16.5 I dati personali relativi al rapporto contrattuale, quali i dati anagrafici e di fatturazione del Cliente e i dati di contatto dei suoi referenti, utilizzati per la gestione amministrativa del Contratto e per le comunicazioni di servizio, sono trattati dal Fornitore in qualità di titolare autonomo, secondo l’informativa pubblicata sul Sito all’indirizzo www.janus-ai.eu. Le Credenziali, i log di accesso e di utilizzo e i Contenuti sono invece trattati dal Fornitore in qualità di responsabile, secondo il DPA.

Art. 17 — Livelli di servizio e sicurezza

17.1 La disponibilità del Servizio, la manutenzione programmata, i backup e i rimedi per i disservizi sono regolati dall’Allegato B. Il Credito di Servizio costituisce il rimedio esclusivo per il mancato rispetto degli SLA, salvi i casi di dolo o colpa grave e gli altri casi inderogabili di legge; esso non è dovuto quando il disservizio dipenda da cause di forza maggiore o da interruzioni di infrastrutture di terzi fuori dal controllo del Fornitore.

17.2 Il Fornitore provvede autonomamente agli aggiornamenti di sicurezza e alle patch correttive, agli aggiornamenti evolutivi della Piattaforma, ai backup periodici dei Contenuti e al monitoraggio dell’infrastruttura e della disponibilità del Servizio.

17.3 Il Fornitore adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei Contenuti, descritte nell’Allegato 1 al DPA, tra cui la cifratura dei dati in transito e a riposo e la segregazione logica dei Contenuti di ciascun Cliente nel rispettivo Tenant. Il Fornitore si impegna altresì a introdurre, nell’ambito dell’evoluzione programmata della Piattaforma e dandone comunicazione al Cliente, l’autenticazione a due fattori, la registrazione dell’audit trail delle operazioni e procedure periodiche di vulnerability assessment e penetration test.

17.4 Il Cliente è responsabile della propria connettività, dei propri dispositivi e delle proprie configurazioni, nonché dell’adozione di misure di sicurezza appropriate sui dispositivi utilizzati per l’accesso.

17.5 Il Fornitore comunica al Cliente, senza ingiustificato ritardo e secondo quanto previsto dal DPA, qualsiasi violazione della sicurezza che coinvolga i Contenuti.

Art. 18 — Garanzie e limitazione di responsabilità

18.1 Il Fornitore garantisce che la Piattaforma funziona in conformità all’Allegato A e ai livelli di servizio dell’Allegato B, e in caso di difformità si impegna a ripristinarne il corretto funzionamento nei tempi previsti dagli SLA, senza ulteriori oneri per il Cliente.

18.2 Il Fornitore non risponde dei danni, diretti o indiretti, derivanti dall’uso degli Output per decisioni operative, commerciali o di altra natura; da errori o imprecisioni degli Output riconducibili a Contenuti non corretti o non aggiornati forniti dal Cliente; da interruzioni del Servizio dovute a cause di forza maggiore, a guasti di infrastrutture di terzi o ad attacchi informatici esterni non prevenibili con le misure di sicurezza adottate; dall’uso non autorizzato delle Credenziali reso possibile dalla negligenza del Cliente nella loro custodia; dai Servizi di Terzi, nei limiti di cui all’art. 15.

18.3 In ogni caso, l’eventuale responsabilità del Fornitore è limitata a una somma non superiore al Canone complessivamente corrisposto dal Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti il verificarsi dell’evento dannoso.

18.4 Le limitazioni di cui al presente articolo e all’art. 17.1 non si applicano in caso di dolo o colpa grave del Fornitore, ai sensi dell’art. 1229 c.c., né in caso di violazione dell’art. 12.3, né nelle ipotesi di cui all’art. 14.3 del DPA.

Art. 19 — Riservatezza

19.1 Ciascuna Parte si impegna a mantenere riservate tutte le informazioni tecniche, commerciali, organizzative e di qualsiasi altra natura dell’altra Parte di cui venga a conoscenza in occasione dell’esecuzione del Contratto (di seguito «Informazioni Riservate») e a non divulgarle a terzi senza il previo consenso scritto dell’altra Parte.

19.2 L’obbligo di riservatezza si applica per tutta la durata del Contratto e per i 5 (cinque) anni successivi alla sua cessazione, per qualsiasi causa intervenuta.

19.3 Non costituiscono Informazioni Riservate le informazioni che siano già di dominio pubblico al momento della divulgazione, che siano state ricevute legittimamente da terzi senza vincoli di riservatezza o che debbano essere divulgate per obbligo di legge o per ordine dell’autorità.

19.4 Il Fornitore garantisce che i propri dipendenti, collaboratori, consulenti e sub-fornitori che accedono ai Contenuti siano vincolati da obblighi di riservatezza almeno equivalenti a quelli del presente articolo.

Art. 20 — Conformità al Regolamento UE sull’intelligenza artificiale

20.1 Le Parti dichiarano di conoscere il Reg. UE 2024/1689 sull’intelligenza artificiale (di seguito «AI Act») e si impegnano a rispettarne le disposizioni applicabili in relazione all’uso della Piattaforma.

20.2 Il Fornitore, in qualità di fornitore del sistema di IA integrato nella Piattaforma, si impegna a fornire al Cliente le informazioni e la documentazione necessarie per un uso consapevole delle funzionalità di intelligenza artificiale, ad assicurare che gli Utenti siano informati di interagire con un sistema di IA e ad adempiere, nei limiti in cui siano applicabili, agli obblighi di trasparenza di cui all’art. 50 dell’AI Act, nonché a comunicare al Cliente le modifiche significative del sistema che possano incidere sulla conformità.

20.3 Il Cliente, in qualità di deployer ai sensi dell’AI Act, si impegna a utilizzare la Piattaforma in conformità alle istruzioni del Fornitore e alle disposizioni dell’AI Act applicabili alla propria qualifica.

20.4 Ciascuna Parte adotta, per quanto di propria competenza, misure idonee a garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di IA del proprio personale e delle altre persone che utilizzano la Piattaforma per suo conto, ai sensi dell’art. 4 dell’AI Act.

Art. 21 — Sospensione e risoluzione del Contratto

21.1 Il Contratto si risolve di diritto ai sensi dell’art. 1456 c.c., mediante comunicazione scritta della Parte adempiente di volersi avvalere della presente clausola, nei seguenti casi: mancato pagamento del Canone entro 15 (quindici) giorni dalla scadenza, nonostante formale diffida; violazione dei divieti di cui all’art. 11.1; cessione o comunicazione delle Credenziali a soggetti non autorizzati; violazione da parte del Fornitore dell’art. 12.3; violazione grave degli obblighi di sicurezza e riservatezza di cui agli artt. 17 e 19.

21.2 In caso di inadempimento di obblighi diversi da quelli di cui all’art. 21.1, la Parte non inadempiente può diffidare l’altra ad adempiere entro un termine non inferiore a 15 (quindici) giorni, decorso inutilmente il quale il Contratto si intende risolto ai sensi dell’art. 1454 c.c.

21.3 Nei casi previsti dagli artt. 6.4, 9.3, 11.3 e 21.1, il Fornitore può sospendere l’accesso alla Piattaforma in attesa della regolarizzazione o della risoluzione, dandone comunicazione motivata al Cliente.

21.4 La risoluzione del Contratto comporta la disattivazione delle Credenziali, la messa a disposizione dell’export e la successiva cancellazione dei Contenuti secondo l’art. 12.5, nonché il diritto della Parte adempiente di ottenere il risarcimento dei danni subiti.

Art. 22 — Modifiche dei T&C e del Servizio

22.1 Il Fornitore può aggiornare, migliorare o modificare la Piattaforma senza preavviso, purché non ne riduca in modo sostanziale le funzionalità essenziali previste dal Piano sottoscritto. Il Fornitore può inoltre modificare i T&C, gli Allegati A e B e il Listino Crediti, quest’ultimo quando la modifica comporti un maggior consumo di Crediti AI per le medesime attività, per giustificati motivi, quali l’evoluzione tecnica della Piattaforma, l’introduzione di nuove funzionalità, esigenze di sicurezza o sopravvenute modifiche normative, dandone comunicazione al Cliente via e-mail o tramite l’Account con un preavviso di almeno 30 giorni rispetto alla data di efficacia.

22.2 Le modifiche imposte da disposizioni di legge, da provvedimenti delle autorità o da urgenti esigenze di sicurezza possono avere efficacia immediata.

22.3 Qualora non intenda accettare le modifiche di cui all’art. 22.1, il Cliente può recedere dal Contratto, senza penali, con comunicazione inviata prima della data di efficacia delle modifiche, ottenendo il rimborso della quota di Canone già corrisposta e relativa al periodo successivo alla cessazione. In mancanza di recesso, le modifiche si intendono accettate a decorrere dalla data di efficacia.

22.4 Le condizioni specificamente negoziate nell’Ordine possono essere modificate soltanto per iscritto con il consenso di entrambe le Parti.

Art. 23 — Legge applicabile, mediazione e foro competente

23.1 Il Contratto è regolato dalla legge italiana. Per quanto non espressamente previsto si applicano le disposizioni del Codice civile, della L. 633/1941, del Reg. UE 2016/679 e del Reg. UE 2024/1689.

23.2 Per qualsiasi controversia relativa alla validità, all’interpretazione, all’esecuzione o alla risoluzione del Contratto è competente in via esclusiva il Tribunale di Udine.

23.3 Tutte le controversie relative al Contratto devono essere preliminarmente sottoposte a un tentativo di mediazione ai sensi del D.lgs. 4 marzo 2010, n. 28, presso un organismo di mediazione iscritto nel registro tenuto dal Ministero della Giustizia con sede a Udine. Le Parti si impegnano a partecipare personalmente, o a mezzo di rappresentante munito di procura sostanziale, al procedimento di mediazione, in buona fede e con effettiva partecipazione, prima di adire l’autorità giudiziaria, fatto salvo quanto previsto dall’art. 23.5.

23.4 Qualora la mediazione non si concluda con un accordo entro tre mesi dal deposito della domanda, ovvero nel diverso termine previsto dalla legge, ciascuna Parte è libera di adire l’autorità giudiziaria competente ai sensi dell’art. 23.2. Resta fermo quanto previsto dall’art. 5 del d.lgs. 28/2010 per le materie nelle quali la mediazione costituisce condizione di procedibilità. Le spese di mediazione sono ripartite tra le Parti in parti uguali, salvo diverso accordo o diversa statuizione.

23.5 È espressamente esclusa dall’obbligo di preventivo tentativo di mediazione l’azione volta al recupero dei corrispettivi dovuti in caso di mancato o ritardato pagamento, fermo quanto previsto dall’art. 5, comma

4, del d.lgs. 28/2010 in relazione ai procedimenti per ingiunzione, inclusa l’opposizione, fino alla pronuncia sulle istanze di concessione o sospensione della provvisoria esecuzione.

Art. 24 — Disposizioni finali

24.1 Comunicazioni. Le comunicazioni previste dal Contratto sono effettuate per iscritto, anche tramite PEC, e-mail o notifiche nell’Account, agli indirizzi indicati dal Cliente in fase di registrazione e a quelli del Fornitore indicati in epigrafe, salvo successiva variazione comunicata per iscritto.

24.2 Cessione. Il Cliente non può cedere il Contratto senza il previo consenso scritto del Fornitore. Il Cliente acconsente sin d’ora, ai sensi dell’art. 1407 c.c., alla cessione del Contratto da parte del Fornitore a società del medesimo gruppo o a terzi nell’ambito di operazioni di cessione o conferimento d’azienda o di ramo d’azienda, previa comunicazione scritta.

24.3 Nullità parziale e tolleranza. La nullità o l’inefficacia di singole clausole non comporta la nullità dell’intero Contratto. L’eventuale tolleranza di una Parte rispetto a inadempimenti dell’altra non costituisce rinuncia ai diritti derivanti dalle clausole violate.

24.4 Integrazione e lingua. Il Contratto costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione al suo oggetto e sostituisce qualsiasi precedente accordo, intesa o comunicazione avente il medesimo oggetto. In caso di traduzione dei T&C in altre lingue, prevale la versione in lingua italiana.

24.5 Conservazione. Il Fornitore conserva le versioni dei T&C di volta in volta accettate dal Cliente e le rende disponibili, su richiesta o tramite l’Account, per tutta la durata del Contratto e per il periodo successivo previsto dalla legge.

Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente dichiara di aver letto e di approvare specificamente, mediante distinta e separata accettazione, le seguenti clausole: art. 1.5 (inapplicabilità delle condizioni generali del Cliente); art. 3.2 (rifiuto e annullamento dell’Ordine); art. 6.4 (sospensione per Utenti eccedenti); art. 6.5 (modifica e revoca delle Credenziali); art. 7.2 (decadenza dei Crediti AI inclusi non utilizzati); art. 7.3 (decadenza e non rimborsabilità dei Crediti AI aggiuntivi alla cessazione del Contratto); art. 8.1 (prosecuzione automatica al termine del Periodo di Prova); art. 8.3 (rinnovo tacito); art. 8.4 (non rimborsabilità dei Canoni);

art. 9.3 (sospensione per ritardato pagamento); art. 9.4 (aggiornamento dei prezzi); art. 11.3 (sospensione senza preavviso); art. 12.2 (manleva); artt. 13.4 e 13.5 (esclusione di garanzia sugli Output); art. 15.1 (esclusione di responsabilità per i Servizi di Terzi); art. 17.1 (Credito di Servizio quale rimedio esclusivo); artt. 18.2 e 18.3 (esclusione e limitazione di responsabilità); art. 21 (sospensione e risoluzione del Contratto); art. 22 (modifiche dei T&C e del Servizio); art. 23.2 (foro esclusivo); art. 23.3 (mediazione obbligatoria); art. 23.5 (esclusione della mediazione per il recupero dei crediti); art. 24.2 (cessione del Contratto); art. 12 del DPA (verifiche e ispezioni).

ALLEGATO A

Descrizione funzionale della Piattaforma

1. Architettura e ruoli

1.1 La Piattaforma è un sistema SaaS multi-tenant: i Contenuti di ciascun Cliente sono raccolti in un Tenant dedicato, separato da quello degli altri clienti. Esistono due profili di utilizzo, quello dei Clienti, ossia le imprese esportatrici, e quello dei consulenti del Fornitore, il cui accesso è limitato secondo l’art. 6.6 dei T&C.

1.2 All’interno di ciascun Cliente sono previsti due ruoli. L’Amministratore gestisce il team, invitando Utenti, modificandone il ruolo o rimuovendoli, visualizza tutti i contatti del CRM e le statistiche aggregate; l’Utente visualizza i contatti da lui inseriti e la propria agenda. Entrambi accedono a tutti gli strumenti di intelligenza artificiale. Ogni account è nominativo e utilizza l’indirizzo e-mail come identificativo.

1.3 Il primo accesso avviene con i codici forniti dal consulente del Fornitore in fase di onboarding; il primo Utente diviene Amministratore e imposta la password, mentre gli altri Utenti sono invitati via e-mail dall’Amministratore.

2. Aree funzionali

Funzione Descrizione Dati trattati

Dashboard e Agenda & Scadenze

Indicatori, paesi principali, bandi in scadenza; agenda personale di ciascun Utente

Dati di utilizzo e attività inserite dall’Utente

Profilo & Documenti AI

Logo, colori del marchio e documenti aziendali utilizzati come Contesto AI

Documenti caricati dal Cliente

Rubrica Contatti (CRM)

Distributori, buyer e agenti condivisi nel team, con storico delle relazioni (acquisti, offerte, riunioni, reclami) e volumi

Dati aziendali e dei referenti (nome, ruolo, e-mail, paese, note)

Portafoglio Prodotti e Commesse

Schede prodotto, listini, cataloghi; contratti, opportunità e storico vendite; servizi acquistati dal Fornitore

Documenti e dati commerciali del Cliente

E-mail Internazionali

Generazione di e-mail in più lingue e di documenti (proforma, packing list,

Testi, richieste e documenti del

Funzione Descrizione Dati trattati e Documenti Export contratti, presentazioni) adattati al paese

Cliente; Output generati

Intelligence Mercati e Partner Scouting

Dati di mercato, normative, certificazioni, rischio paese; profilo e criteri per la ricerca di partner esteri

Richieste dell’Utente; profilo aziendale

Finanza Agevolata

Abbinamento tra profilo aziendale e bandi o strumenti di finanza agevolata, con supporto alla candidatura

Profilo aziendale; richieste dell’Utente

Chat libera Conversazione libera con l’assistente AI, con il Contesto AI già caricato

Richieste dell’Utente; cronologia personale delle conversazioni

Servizi & Consulenza

Richiesta di consulenza al team del Fornitore direttamente dalla Piattaforma

Contenuto delle richieste inviate

2.1 L’elenco delle funzioni attive dipende dal Piano e dalla versione della Piattaforma; le funzioni indicate come «in arrivo» non sono garantite.

3. Contesto AI

3.1 Il Cliente decide quali documenti caricare. Il profilo aziendale e i documenti caricati, quali schede prodotto, listini, cataloghi e documenti aziendali, sono elaborati per estrarne il testo e utilizzati come contesto nelle richieste all’intelligenza artificiale, così che il Cliente non debba ripetere ogni volta le medesime informazioni. La Piattaforma mostra un indicatore di completezza del Contesto AI e consente di rigenerarlo. I documenti caricati sono archiviati nell’ambiente di storage della Piattaforma e il Cliente può eliminarli in qualsiasi momento. Il Contesto AI non è utilizzato per l’addestramento di alcun modello.

4. Funzionamento dell’intelligenza artificiale

4.1 L’Utente invia una richiesta da uno degli strumenti della Piattaforma, quali e-mail, documenti, mercati, partner, agenda o chat libera. La Piattaforma vi aggiunge il profilo dell’Utente e dell’azienda, il Contesto AI e la cronologia recente dello strumento utilizzato. La richiesta è elaborata di default dall’AI Proprietaria; qualora l’Utente scelga l’IA Generalista, la Piattaforma lo avvisa che i dati escono dal perimetro dell’AI Proprietaria, e le chiamate ai fornitori di IA sono in ogni caso effettuate dai server della Piattaforma, mai direttamente dal browser dell’Utente.

4.2 La risposta è mostrata all’Utente in modo progressivo e salvata nella sua cronologia personale, che l’Utente può cancellare. Per ogni richiesta la Piattaforma registra l’Utente, la funzione utilizzata, il volume e i tempi di elaborazione, ai fini della sicurezza, del controllo dei consumi e del calcolo dei Crediti AI.

5. Misure di sicurezza

5.1 Le misure tecniche e organizzative adottate per la protezione dei Contenuti sono descritte nell’art. 6 del DPA e nell’Allegato 1 allo stesso.

ALLEGATO B

Service Level Agreement

1. Disponibilità mensile e misurazione del Downtime

1.1 Il Fornitore si impegna a garantire una disponibilità mensile della Piattaforma pari ad almeno il 95% per ciascun mese solare, calcolata come: (minuti totali del mese − minuti di Downtime) / minuti totali del mese × 100.

1.2 Per «Downtime» si intende il periodo continuo, superiore a 8 minuti, in cui il Cliente non riesce ad accedere alla Piattaforma per cause imputabili al Fornitore, rilevato tramite i sistemi di monitoraggio del Fornitore. Non costituiscono Downtime: la manutenzione programmata e quella urgente; le cause di forza maggiore; i problemi di connettività o di dispositivi del Cliente; l’indisponibilità di servizi di terzi non controllati dal Fornitore, inclusi i fornitori di IA Generalista, il prestatore dei servizi di pagamento e il sistema di accesso gestito da terzi; il Periodo di Prova.

2. Manutenzione e aggiornamenti

2.1 Il Fornitore non prevede finestre di manutenzione programmata e non invia avvisi preventivi per gli aggiornamenti ordinari della Piattaforma. Gli aggiornamenti in ambiente di produzione hanno una durata di norma di 30- 45 secondi, durante i quali può risultare temporaneamente non disponibile la chat con l’assistente AI, mentre le altre funzioni della Piattaforma restano operative. Per ragioni urgenti di sicurezza o di continuità del Servizio il Fornitore può intervenire con il preavviso ragionevole.

3. Backup

3.1 Il Fornitore esegue backup giornalieri dei Contenuti (macchine virtuali su storage esterno, copia remota e snapshot), conservati per 30 giorni e cifrati. La copia remota è custodita a Trieste, in Italia (Spazio Economico Europeo). Il Fornitore garantisce una perdita massima di dati di 24 ore (RPO) e un tempo massimo di ripristino di 72 ore (RTO).

3.2 Per le transazioni di pagamento, gestite dal prestatore di servizi di pagamento Stripe, si rinvia ai livelli di servizio e alle procedure di ripristino di tale prestatore.

4. Canali di supporto

4.1 Il Cliente può chiedere assistenza, in ordine di priorità, tramite: (1) email all’indirizzo assistenza@icpartners.it; (2) teleassistenza, ossia collegamento da remoto su richiesta e con il consenso del Cliente. Il supporto è presidiato dal lunedì al venerdì, 9:00-18:00, esclusi i festivi nazionali italiani («Orario di Supporto»).

5. Classi di priorità e tempi di presa in carico

5.1 Il Fornitore prende in carico la richiesta, ricevuta per email, entro i tempi seguenti, calcolati nell’Orario di Supporto. La presa in carico consiste nella prima risposta del Fornitore e nell’avvio dell’analisi; non costituisce tempo di risoluzione.

Priorità Descrizione Presa in carico

Critica Cliente bloccato: l’accesso o il Servizio non sono utilizzabili

Entro 1 ora lavorativa dalla Segnalazione

Alta Malfunzionamento di una parte del sistema

Entro 4 ore lavorative dalla Segnalazione

Media Funzioni parzialmente bloccate o malfunzionanti (bug)

Entro 8 ore lavorative dalla Segnalazione

Bassa Richieste di modifica o personalizzazione

Entro 2 Giorni Lavorativi dalla Segnalazione

6. Crediti di Servizio

6.1 Se la disponibilità mensile è inferiore al 95% per cause imputabili al Fornitore, il Cliente ha diritto a un Credito di Servizio pari al 1% del Canone mensile, che sale al 3% se la disponibilità è inferiore al 85%. Il Canone di riferimento è quello del Piano in corso nel mese (un dodicesimo del Canone, nei Piani annuali). Il Credito di Servizio non è cumulabile, non può superare il 3% del Canone mensile, è applicato in alternativa come sconto sulla prima fattura utile successiva alla verifica o convertito in crediti aggiuntivi AI, ma in nessun caso è convertibile in denaro. Non maturano Crediti di Servizio durante il Periodo di Prova.

6.2 Il Cliente richiede il Credito di Servizio entro 5 giorni dalla fine del mese interessato, scrivendo all’indirizzo email di cui all’art. 4 e indicando il periodo e il disservizio riscontrato; il Fornitore verifica la richiesta entro 15 giorni e comunica l’esito. La richiesta tardiva comporta la perdita del diritto. Il Credito di Servizio è il rimedio esclusivo per il mancato rispetto del presente Allegato, ai sensi dell’art. 17.1 dei T&C e nei limiti dell’art. 18.

ALLEGATO C

Accordo sul trattamento dei dati personali (Data Processing Agreement) ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679

Premessa

Il presente Accordo sul trattamento dei dati personali (di seguito «DPA») costituisce l’Allegato C ai Termini e Condizioni Generali di Servizio della Piattaforma Janus (di seguito «T&C») e ne forma parte integrante. Esso è concluso tra il Cliente, in qualità di titolare del trattamento (di seguito «Titolare»), e il Fornitore, in qualità di responsabile del trattamento (di seguito «Responsabile»), mediante l’accettazione dei T&C secondo le modalità di cui all’art. 4 degli stessi, e soddisfa il requisito della forma scritta, anche elettronica, di cui all’art. 28, par. 9, del Reg. UE 2016/679. I termini con iniziale maiuscola non definiti nel DPA hanno il significato loro attribuito dai T&C.

Art. 1 — Definizioni

«GDPR»: il Regolamento UE 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016.

«Dati Personali», «Trattamento», «Interessato» e «Violazione dei dati personali»: le nozioni di cui all’art. 4, punti 1), 2) e 12), del GDPR, riferite ai dati personali contenuti nei Contenuti o comunque trattati dal Responsabile per conto del Titolare.

«Sub-responsabile»: qualsiasi ulteriore responsabile del trattamento di cui il Responsabile si avvalga per specifiche attività di trattamento per conto del Titolare, ai sensi dell’art. 28, par. 2 e 4, del GDPR, ivi compresi i fornitori di IA Generalista.

«MTOA»: le misure tecniche e organizzative adeguate adottate ai sensi dell’art. 32 del GDPR, descritte nell’art. 6 e nell’Allegato 1 al DPA.

«Istruzioni»: le istruzioni documentate impartite dal Titolare al Responsabile, contenute nel DPA, nei T&C e nelle impostazioni della Piattaforma selezionate dal Titolare e dai suoi Utenti.

Art. 2 — Designazione del Responsabile del trattamento

2.1 Con l’accettazione dei T&C, il Titolare designa il Fornitore quale responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28, par. 1, del GDPR, per le attività di trattamento descritte all’art. 3.1.

2.2 Il Responsabile tratta i Dati Personali esclusivamente secondo le Istruzioni del Titolare, salvo che il diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto gli imponga di effettuare il trattamento; in tal caso il Responsabile informa il Titolare prima del trattamento, a meno che tale diritto lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico.

2.3 Il Responsabile garantisce che le persone autorizzate al trattamento, ivi compresi i consulenti che accedono ai Contenuti ai sensi dell’art. 6.6 dei T&C, si siano impegnate alla riservatezza o siano soggette a un obbligo legale di riservatezza.

2.4 Il Responsabile dichiara di presentare garanzie sufficienti per mettere in atto MTOA tali che il trattamento soddisfi i requisiti del GDPR e garantisca la tutela dei diritti degli Interessati.

Art. 3 — Oggetto e finalità del trattamento

3.1 Il Responsabile tratta i Dati Personali per conto del Titolare per le finalità, con riferimento alle categorie di dati e per i periodi di conservazione di seguito indicati; le basi giuridiche sono quelle individuate dal Titolare, che ne resta responsabile.

Accesso e autenticazione alla Piattaforma. Sono trattati i dati identificativi degli Utenti (nome, cognome, indirizzo e-mail, ruolo), le password in forma cifrata, i log di accesso e gli indirizzi IP. I dati sono conservati per tutta la durata del Contratto; i log di accesso sono mantenuti per ulteriori 12 mesi dalla cessazione.

Erogazione del Servizio. Per il funzionamento degli strumenti descritti nell’Allegato A ai T&C sono trattati i dati dei referenti di distributori, buyer, agenti, clienti e prospect inseriti nel CRM (nome, ruolo, e-mail, paese, note e storico delle relazioni), i dati personali eventualmente contenuti nel profilo aziendale, nei documenti caricati e nell’agenda, le richieste degli Utenti, la cronologia delle conversazioni e gli Output. I dati sono conservati per la durata del Contratto, salva la cancellazione anticipata da parte del Titolare o degli Utenti; alla cessazione si applica l’art. 13.

Onboarding, supporto e Servizi Professionali. Sono trattati i Dati Personali ai quali i consulenti del Responsabile accedono nei limiti dell’art. 6.6 dei T&C, nonché il contenuto delle richieste di consulenza inviate tramite la Piattaforma, per la durata della relativa attività e, quanto alla documentazione delle richieste, per i 10 anni successivi, in conformità agli obblighi di conservazione della documentazione contrattuale.

Sicurezza, controllo dei consumi e calcolo dei Crediti AI. Per ogni richiesta sono registrati l’Utente, la funzione utilizzata, il volume e i tempi di elaborazione, la marca temporale e l’indirizzo IP, conservati per 12 mesi dalla registrazione, salvo che siano necessari per indagini su incidenti di sicurezza in corso.

3.2 Il Responsabile si impegna a non trattare i Dati Personali per finalità diverse da quelle indicate all’art. 3.1, salvo Istruzioni scritte del Titolare o obbligo di legge.

3.3 Divieto di addestramento. Il Responsabile garantisce che i Contenuti non sono utilizzati per addestrare, aggiornare o migliorare modelli di intelligenza artificiale propri o di terzi, in conformità all’art. 12.3 dei T&C, e che i Sub-responsabili fornitori di IA Generalista sono contrattualmente vincolati a trattare i dati al solo fine di elaborare le richieste, senza utilizzarli per l’addestramento dei propri modelli e senza conservarli oltre quanto strettamente necessario.

3.4 Trattamenti effettuati dal Fornitore in qualità di titolare autonomo. Esulano dal DPA, e sono disciplinati dall’informativa del Fornitore pubblicata sul Sito, i trattamenti che il Fornitore effettua per finalità proprie, e in particolare la gestione amministrativa del Contratto, le comunicazioni operative e di servizio indirizzate ai referenti del Cliente, la fatturazione e gli adempimenti contabili e fiscali, le comunicazioni commerciali relative a servizi analoghi ai sensi dell’art. 130, comma 4, del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, nonché l’elaborazione di dati di utilizzo in forma aggregata e anonima.

Art. 4 — Categorie di Interessati e di dati

4.1 I Dati Personali trattati nell’ambito del DPA riguardano gli Utenti, ossia dipendenti, collaboratori e consulenti del Titolare abilitati all’accesso alla Piattaforma; i referenti di distributori, buyer, agenti, clienti e prospect del Titolare i cui dati sono inseriti nel CRM; le persone fisiche eventualmente menzionate nei documenti caricati e nelle richieste degli Utenti.

4.2 Conformemente all’art. 11.2 dei T&C, non rientrano nell’ambito del DPA le categorie particolari di dati di cui all’art. 9 del GDPR né i dati di cui all’art. 10 del GDPR, salvo previo accordo scritto tra le Parti, che individui le misure di sicurezza aggiuntive necessarie.

Art. 5 — Istruzioni del Titolare

5.1 Il Responsabile tratta i Dati Personali esclusivamente sulla base delle Istruzioni, che costituiscono l’autorizzazione completa al trattamento. La selezione dell’IA Generalista da parte di un Utente costituisce Istruzione del Titolare a trasmettere la relativa richiesta al Sub-responsabile competente.

5.2 Il Titolare è responsabile della liceità delle Istruzioni. Qualora ritenga che un’Istruzione violi il GDPR o altre disposizioni in materia di protezione dei dati, il Responsabile ne informa immediatamente il Titolare per iscritto, sospendendone l’esecuzione fino a diversa indicazione o ad accordo tra le Parti.

5.3 Eventuali Istruzioni aggiuntive sono comunicate dal Titolare per iscritto; il Responsabile non è tenuto a conformarsi a istruzioni verbali o comunque non documentate.

Art. 6 — Misure di sicurezza

6.1 Il Responsabile adotta, ai sensi dell’art. 32 del GDPR, MTOA idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

6.2 Le misure adottate comprendono, senza che l’elencazione sia esaustiva, la cifratura dei dati in transito mediante protocolli TLS 1.2 o superiori e a riposo mediante AES-256 o algoritmo equivalente; la segregazione logica dei dati di ciascun Cliente nel rispettivo Tenant; il controllo degli accessi basato su ruoli e sul principio del minimo privilegio; l’effettuazione delle chiamate ai fornitori di IA esclusivamente dai server della Piattaforma; un piano di business continuity e disaster recovery con RPO e RTO non superiori a 24 ore; il backup automatico giornaliero dei dati, conservato per 30 giorni su infrastruttura geograficamente separata; la formazione periodica del personale autorizzato; procedure di gestione degli incidenti di sicurezza e delle violazioni dei dati personali.

6.3 Il Responsabile si impegna a introdurre, nell’ambito dell’evoluzione programmata della Piattaforma e dandone comunicazione al Titolare, l’autenticazione a due fattori per tutti gli accessi, la registrazione dell’audit trail delle operazioni sui Dati Personali, conservato per 12 mesi, nonché procedure documentate di vulnerability assessment e penetration test con cadenza almeno annuale.

6.4 Le misure di sicurezza sono descritte in dettaglio nell’Allegato 1 al DPA e sono aggiornate dal Responsabile in funzione dell’evoluzione delle minacce informatiche, informando il Titolare delle modifiche significative.

Art. 7 — Sub-responsabili del trattamento

7.1 Il Titolare rilascia al Responsabile un’autorizzazione scritta generale a ricorrere a Sub-responsabili per le attività di trattamento connesse all’erogazione del Servizio, nel rispetto dell’art. 28, par. 2 e 4, del GDPR.

7.2 I Sub-responsabili autorizzati, tra i quali i fornitori dell’infrastruttura di hosting e i fornitori di IA Generalista, con indicazione della localizzazione dei trattamenti e delle garanzie per gli eventuali trasferimenti extra SEE, sono indicati nell’Allegato 2 al DPA, che il Responsabile mantiene aggiornato e rende disponibile all’indirizzo www.janus-ai.eu.

7.3 Il Responsabile informa il Titolare, con un preavviso minimo di 30 (trenta) giorni, delle modifiche previste riguardanti l’aggiunta o la sostituzione di Sub-responsabili, ivi compresa la sostituzione o l’affiancamento dei fornitori di IA Generalista ai sensi dell’art. 13.3 dei T&C, dandogli la possibilità di opporvisi per motivi ragionevoli attinenti alla protezione dei dati. In caso di opposizione motivata, le Parti ricercano una soluzione alternativa entro 15 (quindici) giorni; in mancanza di accordo, ciascuna Parte può recedere dal Contratto con preavviso di 30 (trenta) giorni.

7.4 Il ricorso ai fornitori di IA Generalista avviene soltanto quando l’Utente seleziona tale modalità, previo avviso della Piattaforma ai sensi dell’art. 13.1 dei T&C.

7.5 Il Responsabile impone ai Sub-responsabili, mediante contratto o altro atto giuridico, obblighi in materia di protezione dei dati equivalenti a quelli del DPA, in particolare con riguardo alle misure di sicurezza, alla riservatezza e al divieto di utilizzo dei dati per finalità proprie, e rimane pienamente responsabile nei confronti del Titolare dell’adempimento degli obblighi dei Sub-responsabili.

Art. 8 — Trasferimento di Dati Personali verso Paesi terzi

8.1 I Contenuti sono conservati ed elaborati dalla Piattaforma su server localizzati all’interno dello Spazio Economico Europeo, in Slovenia.

8.2 I trasferimenti di Dati Personali al di fuori del SEE sono ammessi soltanto verso i Sub-responsabili indicati nell’Allegato 2 e sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, ivi compreso il quadro UE-USA per la protezione dei dati per i destinatari certificati, ovvero di clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione, corredate, ove necessario, da una valutazione d’impatto del trasferimento e da misure supplementari. Ogni ulteriore trasferimento richiede Istruzioni scritte del Titolare.

Art. 9 — Diritti degli Interessati

9.1 Il Responsabile assiste il Titolare, tenendo conto della natura del trattamento e mediante MTOA, nell’adempimento dell’obbligo di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti degli Interessati di cui agli artt. 15-22 del GDPR.

9.2 Il Responsabile inoltra al Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 5 (cinque) giorni lavorativi dalla ricezione, qualsiasi richiesta ricevuta dagli Interessati in relazione ai trattamenti disciplinati dal DPA, astenendosi dal rispondervi direttamente salvo autorizzazione scritta del Titolare.

Art. 10 — Notifica delle violazioni dei dati personali

10.1 Il Responsabile notifica al Titolare qualsiasi violazione dei dati personali che coinvolga i Dati Personali trattati nell’ambito del DPA, senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 24 (ventiquattro) ore dalla scoperta, ai sensi dell’art. 33, par. 2, del GDPR.

10.2 La notifica contiene, nella misura in cui le informazioni siano disponibili, la descrizione della natura della violazione, comprese, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di Interessati e di registrazioni coinvolti; il nome e i dati di contatto del punto di contatto presso il Responsabile; la descrizione delle probabili conseguenze; la descrizione delle misure adottate o proposte per porvi rimedio e attenuarne i possibili effetti negativi. Le informazioni non disponibili entro 24 ore sono fornite successivamente, senza ulteriore ingiustificato ritardo.

10.3 Il Responsabile assiste il Titolare nell’adempimento degli obblighi di cui agli artt. 33 e 34 del GDPR e tiene un registro interno degli incidenti di sicurezza e delle violazioni, anche quando non sia raggiunta la soglia di notifica.

Art. 11 — Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati

11.1 Il Responsabile assiste il Titolare nell’effettuazione dell’eventuale valutazione d’impatto ai sensi dell’art. 35 del GDPR e nell’eventuale consultazione preventiva, fornendo le informazioni tecniche e organizzative necessarie sulle proprie operazioni di trattamento, sulle MTOA, sull’architettura della Piattaforma e sui Sub-responsabili, e mette a disposizione, entro 120 giorni dall’attivazione del Servizio o dalla richiesta del Titolare, la documentazione di supporto predisposta per la Piattaforma.

Art. 12 — Verifiche e ispezioni

12.1 Il Responsabile mette a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all’art. 28 del GDPR e del DPA, e consente e contribuisce alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzate dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato.

12.2 Il Responsabile adempie in via prioritaria mediante la messa a disposizione di documentazione, certificazioni, relazioni di verifica di terze parti indipendenti e risposte a questionari ragionevoli. Il Titolare può procedere a ispezioni soltanto qualora tali elementi risultino insufficienti a dimostrare la conformità, ovvero a seguito di una violazione dei dati personali o su richiesta dell’autorità di controllo, non più di una volta per anno solare salvo tali ultime ipotesi, con preavviso scritto di almeno 30 (trenta) giorni, durante il normale orario lavorativo, tramite personale o revisori vincolati alla riservatezza e non concorrenti del Responsabile, con oneri a carico del Titolare e con modalità tali da non pregiudicare la sicurezza dei dati degli altri clienti né la continuità del Servizio.

12.3 Il Responsabile informa immediatamente il Titolare di qualsiasi ispezione o indagine dell’autorità di controllo o di altra autorità competente riguardante i Dati Personali trattati nell’ambito del DPA.

Art. 13 — Restituzione e cancellazione dei dati

13.1 Alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, il Responsabile mette a disposizione del Titolare, entro 30 (trenta) giorni e su sua richiesta, un export dei Contenuti in formato standard e interoperabile (CSV, JSON o altro formato concordato); procede, a seguito della conferma del Titolare di aver ricevuto l’export o, in mancanza di richiesta, decorso il medesimo termine, e comunque entro ulteriori 30 (trenta) giorni, alla cancellazione definitiva dei Dati Personali dai propri sistemi e da quelli dei Sub- responsabili, fatta salva la naturale scadenza dei backup secondo il ciclo di conservazione di cui all’art. 6.2; rilascia al Titolare una dichiarazione scritta di avvenuta cancellazione.

13.2 Qualora norme di legge impongano al Responsabile di conservare i Dati Personali oltre il termine di cui all’art. 13.1, il Responsabile ne dà comunicazione scritta al Titolare, specificando la base giuridica, la durata della conservazione e le misure di sicurezza adottate.

13.3 Al termine di ciascun periodo di conservazione indicato all’art. 3.1, i Dati Personali sono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.

Art. 14 — Responsabilità e manleva

14.1 Il Responsabile risponde nei confronti del Titolare dei danni derivanti dalla violazione degli obblighi del DPA o delle Istruzioni, ai sensi dell’art. 82 del GDPR.

14.2 Qualora il Titolare subisca una sanzione amministrativa dell’autorità di controllo o sia condannato al risarcimento in favore di un Interessato per un trattamento imputabile al Responsabile, quest’ultimo si impegna a tenerlo indenne dalle relative conseguenze economiche, nella misura in cui la violazione sia direttamente riconducibile alla propria condotta o a quella dei propri Sub-responsabili.

14.3 Le limitazioni di responsabilità previste dai T&C non si applicano alle violazioni del DPA che configurino inadempimento degli obblighi di cui all’art. 28 del GDPR o che abbiano determinato una violazione dei dati personali ai sensi dell’art. 4, punto 12), del GDPR.

Art. 15 — Durata, aggiornamento e prevalenza

15.1 Il DPA ha efficacia per tutta la durata del Contratto, ivi compreso il Periodo di Prova, fermi gli obblighi di restituzione e cancellazione di cui all’art. 13 e gli obblighi di riservatezza, che sopravvivono alla sua cessazione.

15.2 Il DPA è aggiornato in caso di modifiche normative rilevanti, di nuove linee guida del Comitato europeo per la protezione dei dati o di cambiamenti significativi nelle operazioni di trattamento, secondo la procedura di cui all’art. 22 dei T&C.

15.3 In caso di conflitto tra il DPA e i T&C prevalgono, limitatamente alla protezione dei dati personali, le disposizioni del DPA.

Art. 16 — Legge applicabile e foro competente

16.1 Il DPA è regolato dalla legge italiana e dal GDPR. Per qualsiasi controversia relativa alla sua validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione si applica l’art. 23 dei T&C ed è competente in via esclusiva il Tribunale di Udine.

Allegati al DPA

Costituiscono parte integrante del DPA, e sono pubblicati e mantenuti aggiornati dal Responsabile all’indirizzo www.janus-ai.eu, l’Allegato 1, recante il registro delle misure tecniche e organizzative di sicurezza adottate ai sensi dell’art. 32 del GDPR, e l’Allegato 2, recante l’elenco aggiornato dei Sub-responsabili del trattamento, ivi compresi i fornitori di IA Generalista, con indicazione della localizzazione dei trattamenti e delle garanzie per i trasferimenti extra SEE.

Allegato 1 - Registro delle Misure Tecniche e Organizzative di

Sicurezza (MTOA) adottate dal Responsabile ai sensi dell'art. 32 GDPR

Responsabile del trattamento IC&Partners Spa Servizio/Fornitura interessata Janus-ai.eu Mail del responsabile privacy.janus@icpartners.it Versione del documento 1.0 Data ultimo aggiornamento 04.11.2026 1. Finalità e ambito di applicazione Il presente Allegato descrive le misure tecniche e organizzative di sicurezza adottate dal Responsabile del trattamento per proteggere i dati personali trattati per conto del Titolare, in conformità all'art. 32 GDPR e al DPA di riferimento.

Le misure indicate si applicano ai trattamenti svolti nell'ambito del servizio JANUS, salvo quanto diversamente specificato nel DPA o in altri allegati contrattuali.

2. Categorie di dati e trattamenti coperti Elemento Descrizione da compilare Categorie di interessati clienti Categorie di dati personali Indirizzo email Categorie particolari di dati ex art. 9 GDPR No

Dati relativi a condanne/reati ex art. 10 GDPR No

Operazioni di trattamento Raccolta / registrazione / conservazione / cancellazione Ambienti interessati Produzione / sviluppo / backup

3. Controllo degli accessi e autenticazione

Misura Parametro minimo / descrizione

Principio del need-to-know

Accessi concessi solo se necessari allo svolgimento delle mansioni. Account nominativi Sì

Password policy

Lunghezza minima: 8 Complessità: almeno una maiuscola e un numero Autenticazione a più fattori (MFA) NO Review periodica degli accessi NO Revoca accessi in caso di cessazione/variazione ruolo

Tempo massimo di revoca: 30 giorni 4. Backup, continuità operativa e disaster recovery Parametro Valore / descrizione Frequenza dei backup GIORNALIERA

Tipologia backup backup VM su storage esterno, rsync su storage remoto, snapshot Periodo di conservazione 30 giorni

Localizzazione backup

Industrijska cesta 1 a, 5000 Nova Gorica, Slovenia; copia remota: Trieste, Italia Cifratura backup Sì Test di ripristino Frequenza: annuale RPO Massimo 24 ore RTO Massimo 24 ore Piano di continuità operativa Sì 5. Logging, monitoraggio e rilevazione incidenti Misura Descrizione / parametro Periodo di conservazione dei log 1 ANNO Protezione dei log da alterazione/cancellazione SI

Monitoraggio sicurezza giornaliero Alerting su eventi critici e-mail 6. Gestione dei data breach

 Il Responsabile informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 24 ore dalla conoscenza di una violazione di dati personali.  La comunicazione iniziale dovrà includere, ove disponibili, natura della violazione, categorie e volume dei dati coinvolti, conseguenze probabili, misure adottate o proposte e referente operativo.  Il Responsabile coopera con il Titolare per consentire le valutazioni e gli eventuali adempimenti verso Autorità di controllo e interessati.  Canale di notifica data breach: email

7. Gestione dei fornitori e sub-responsabili  Il Responsabile mantiene un elenco aggiornato dei sub-responsabili autorizzati dal Titolare, allegato o richiamato nel DPA.  Prima di affidare attività di trattamento a sub-responsabili, il

Responsabile verifica l’adeguatezza delle misure tecniche e organizzative adottate dagli stessi.  Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi in materia di protezione dei dati personali sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dal DPA.  Eventuali trasferimenti extra-UE sono disciplinati dall’Allegato 2 e dalle garanzie ivi indicate.

8. Audit, riesame e aggiornamento delle misure  Il Responsabile riesamina le misure del presente Allegato con frequenza almeno annuale o al verificarsi di modifiche rilevanti del servizio, dell’infrastruttura o del rischio.  Il Titolare può richiedere evidenze ragionevoli sull’attuazione delle misure, nel rispetto delle esigenze di sicurezza e riservatezza del Responsabile.  Eventuali audit saranno concordati tra le Parti con preavviso minimo di

30 giorni, salvo casi di urgenza o data breach.  Le modifiche sostanziali alle misure saranno comunicate al Titolare secondo le modalità previste dal DPA.

9. Dichiarazione finale del Responsabile Il Responsabile dichiara che le misure indicate nel presente Allegato sono implementate o saranno implementate entro i termini indicati, e che esse sono proporzionate al rischio presentato dai trattamenti affidati dal Titolare, tenuto conto dello stato dell’arte, dei costi di attuazione, della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento.

Allegato 2 - Lista aggiornata dei Sub-responsabili del trattamento

con localizzazione dei server 1. Finalità e ambito

Il presente Allegato identifica i sub-responsabili del trattamento di cui il

Responsabile si avvale per l’esecuzione del servizio oggetto del DPA, indicando le attività affidate, la localizzazione dei server o dei trattamenti, nonché le garanzie applicabili in caso di trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi o organizzazioni internazionali.

Il presente elenco è parte integrante del DPA e dovrà essere mantenuto aggiornato dal Responsabile secondo le modalità ivi previste.

2. Autorizzazione al ricorso a sub-responsabili

 Il Titolare autorizza il Responsabile ad avvalersi dei sub-responsabili elencati nel presente Allegato nei limiti delle attività indicate.

 Il Responsabile rimane pienamente responsabile nei confronti del

Titolare per l’adempimento degli obblighi dei sub-responsabili.

 Il Responsabile garantisce che ciascun sub-responsabile sia vincolato da obblighi contrattuali in materia di protezione dei dati personali non meno protettivi rispetto a quelli previsti dal DPA.

3. Elenco dei sub-responsabili autorizzati

N.

Sub- responsabile

Attività/servizio affidato Paese/server

1 ARKITECH.IT

S.R.L.

SERVIZIO HOSTING WEB,

MAILSERVER E DATABASE

SLOVENIA;

ITALIA (Trieste, copia remota dei backup)

2

OPENAI IRELAND

LIMITED

(CHATGPT)

FORNITORE DI IA

GENERALISTA:

ELABORAZIONE DELLE

IRLANDA

(società del SEE)

N.

Sub- responsabile

Attività/servizio affidato Paese/server

RICHIESTE INVIATE

DALL’UTENTE CHE SCEGLIE

L’IA GENERALISTA

5 STRIPE

GESTIONE DEI PAGAMENTI da verificare se opera come sub-responsabile

IRLANDA

(società del

SEE);

6 HUBSPOT

FORM DI RACCOLTA

CONTATTI SUL SITO

WWW.JANUS-AI.EU E INVIO

DI NEWSLETTER da verificare se opera come sub-responsabile

IRLANDA

(società del

SEE);

7

GALENE [ragione sociale da confermare]

AI PROPRIETARIA: CHAT

CON L’ASSISTENTE AI E, A

TENDERE, AGENTI PER

L’ANALISI DEI DOCUMENTI

CARICATI DALL’UTENTE

(SOLUZIONE ON-PREMISE)

da verificare se opera come sub-responsabile

ITALIA]

4. Scheda di dettaglio per ciascun sub-responsabile

Campo Dettaglio

Ragione sociale ARKITECH.IT S.R.L.

Sede legale

VIA ROMA 43 - 33100 - UDINE

(UD)

Categorie di dati personali INDIRIZZI EMAIL

Paese/i di trattamento

SLOVENIA; ITALIA (Trieste, copia remota dei backup)

Campo Dettaglio

Localizzazione fisica/logica dei server

Industrijska cesta 1 a, 5000 Nova

Gorica, Slovenia; copia remota dei backup: Trieste, Italia

Campo OPENAI (CHATGPT) – dettaglio

Ragione sociale OPENAI IRELAND LIMITED

Sede legale

1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-

126 Sheriff Street Upper, Dublin 1,

D01 YC43, Irlanda

Categorie di dati personali

Richieste dell’Utente, profilo dell’Utente e dell’azienda, Contesto AI e cronologia recente dello strumento, solo quando l’Utente sceglie l’IA

Generalista (Allegato A, art. 4.1)

Paese/i di trattamento

IRLANDA (società del SEE che eroga il servizio ai clienti europei);

Localizzazione fisica/logica dei server regione/endpoint UE se configurato; in caso contrario trasferimento extra SEE con le garanzie dell’art. 8.2 del DPA

Privacy policy del sub- responsabile

Business Terms (API):

https://openai.com/policies/business- terms – Data Processing Addendum:

https://openai.com/policies/data- processing-addendum/

Campo STRIPE – dettaglio

Ragione sociale STRIPE

Sede legale Irlanda

Categorie di dati personali Dati di fatturazione e di pagamento

Paese/i di trattamento

Campo STRIPE – dettaglio

Localizzazione fisica/logica dei server

Privacy policy del sub- responsabile https://stripe.com/it/privacy

Campo HUBSPOT – dettaglio

Ragione sociale HUBSPOT

Sede legale

Categorie di dati personali

Dati di contatto inseriti nel form del sito www.janus-ai.eu e indirizzi e-mail per l’invio di newsletter (il form rinvia all’informativa privacy di IC&Partners)

Paese/i di trattamento

Localizzazione fisica/logica dei server

Irlanda

Privacy policy del sub- responsabile https://legal.hubspot.com/privacy- policy

Campo

GALENE (AI PROPRIETARIA) – dettaglio

Ragione sociale GALENE

Sede legale …..

Categorie di dati personali

Richieste dell’Utente, Contesto AI e documenti caricati, elaborati dall’AI

Proprietaria sull’infrastruttura del

Fornitore

Paese/i di trattamento Italia

Localizzazione fisica/logica dei server

Infrastruttura del Fornitore

Privacy policy del sub-responsabile https://galene.ai/it

5. Localizzazione dei server e dei trattamenti

Ambiente Paese/Regione Data center

Produzione SLOVENIA Arctur d.o.o.

Backup SLOVENIA Arctur d.o.o.

Backup – copia remota

ITALIA (Trieste) Arctur d.o.o.

Disaster recovery SLOVENIA Arctur d.o.o.

Logging/monitoraggio SLOVENIA Arctur d.o.o.

Supporto tecnico SLOVENIA Arctur d.o.o.

Ambienti di test/sviluppo

SLOVENIA Arctur d.o.o.